Privacyreglement

Onze visie op privacy

De besloten vennootschap Synthra B.V. (hierna “Synthra”) is een landelijk opererende verzuimspecialist. Wij hebben een eigen visie op arbodienstbegeleiding en stimuleren werknemers om zelf de regie ter hand te nemen ten aanzien van hun arbeidsongeschiktheid. Wij zijn ervan overtuigd dat daarmee het welbevinden van werknemers toeneemt en het ziekteverzuim daalt. Niet alleen het begeleiden van werknemers bij sociale, fysieke en emotionele uitdagingen is voor ons belangrijk, ook het beschermen van de persoonsgegevens die wij van werknemers en contactpersonen bij onze opdrachtgevers verkrijgen is voor ons van groot belang. Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen. In dit privacyreglement leggen wij uit hoe wij uw privacy beschermen en hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Heeft u vragen over dit privacyreglement? Dan leest u onderaan dit privacyreglement hoe u daarover contact met ons kunt opnemen.

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Dit privacyreglement gaat over het verwerken van persoonsgegevens door Synthra. Synthra is werkzaam op verschillende locaties in Nederland en is statutair gevestigd in Rotterdam aan de (3011 BP) Vasteland 100.

Wat zijn persoonsgegevens en wanneer worden deze verwerkt?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets zeggen over u of gegevens die met u in verband kunnen worden gebracht. Een persoonsgegeven is ieder gegeven aan de hand waarvan een persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd. U deelt al persoonsgegevens met ons als u contact met ons heeft en bijvoorbeeld uw naam, telefoonnummer of e-mailadres doorgeeft.
Daarnaast verwerken wij als verzuimspecialist ook bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, zoals gegevens over uw gezondheid. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening, als dit moet op basis van de wet of als u ons dat zelf vraagt. Alles wat met uw persoonsgegevens kan worden gedaan, bijvoorbeeld het verzamelen, opslaan, gebruiken, bewerken, doorgeven of verwijderen van uw gegevens, noemt men het ‘verwerken’ van persoonsgegevens.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van contactpersonen bij onze opdrachtgevers en van werknemers die bij onze opdrachtgevers in dienst zijn en een beroep doen op onze begeleiding.

Welke persoonsgegevens van u verwerken wij?

Afhankelijk van uw situatie en van welke dienst(en) en/of welk(e) product(en) Synthra aan u levert, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u verwerken:

Gegevens over wie u bent: dit zijn uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum en geboorteplaats, burgerservicenummer (BSN);
Locatiegegevens: dit zijn gegevens waaruit blijkt waar u zich bevindt, bijvoorbeeld uw adres, postcode, woonplaats en een eventueel verpleegadres;
Functiegegevens: dit zijn gegevens over de afdeling waar u werkt, het soort
dienstverband dat u heeft en de omvang daarvan, uw datum van indiensttreding, gegevens over uw arbeidsomstandigheden en uw personeelsnummer;
Verzuimgegevens: dit zijn bijvoorbeeld conclusies ten aanzien van uw belastbaarheid in het algemeen en/of in relatie tot uw functie, overzichten van spreekuurgegevens, re-integratiemaatregelen en gegevens die voortvloeien uit controle aan huis of telefonisch contact;
Re-integratiegegevens: dit zijn uw curriculum vitae (cv) en gegevens die betrekking hebben op uw verdere carrièrewensen;

Bijzondere persoonsgegevens:

Dit zijn bijvoorbeeld onderzoeksgegevens, diagnosegegevens, therapiegegevens,
behandelgegevens en medicatiegegevens;
Financiële gegevens: dit zijn bijvoorbeeld uw IBAN-nummer en salarisgegevens;
Overige gegevens: dit zijn bijvoorbeeld gegevens over uw privéomstandigheden en werkplekonderzoekgegevens.

Voor welke doeleinden en op welke grond verwerken wij uw persoonsgegevens?

Om onze werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren, hebben we uw persoonsgegevens nodig en moeten we deze ook verwerken. Wij verwerken persoonsgegevens ten behoeve van onder andere de zorg van arbeidsomstandigheden voor de opdrachtgevers, zoals uw werkgever, die met ons een overeenkomst hebben gesloten, de begeleiding bij ziekteverzuim van werknemers van deze opdrachtgevers, de re-integratie van werknemers of uitkeringsgerechtigden in verband met hun ziekte of arbeidsongeschiktheid en ten behoeve van bijvoorbeeld preventieve activiteiten en interventies, zoals een arbeidsdeskundigonderzoek of haalbaarheidsonderzoek.

Het verwerken van uw persoonsgegevens is ook onderdeel van onze wettelijke taak en verplichting als arbodienstverlening. In verschillende (arbeidsrechtelijke) wetten zijn voor arbodienstverlening verplichtingen opgenomen om werkzaamheden te verrichten. Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat het voor ons noodzakelijk is om aan deze wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen.

Wij verwerken ook bijzondere persoonsgegevens, namelijk gegevens met betrekking tot uw gezondheid (medische gegevens). De verwerking van deze medische gegevens is voor ons noodzakelijk voor doeleinden van preventie en arbeidsgeneeskunde en voor de beoordeling van de arbeidsgeschiktheid van u als werknemer. Ook deze persoonsgegevens mogen wij daarom verwerken. Wij verwerken tot slot ook
persoonsgegevens van de contactpersonen bij onze opdrachtgevers. Deze persoonsgegevens verwerken wij omdat dit nodig is om de overeenkomst met de opdrachtgever uit te kunnen voeren.

Hoe gaan wij met uw persoonsgegevens om?

Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en om misbruik te voorkomen. Wij zorgen er bijvoorbeeld voor dat de systemen waarin wij uw persoonsgegevens opslaan zo goed mogelijk beveiligd zijn. Met onze dossieradministratie werken wij in de cloud. Onze systemen worden continue geüpdate. Bij het samenwerken met derden instanties, zoals
ICT-bedrijven hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten. Hierdoor zijn uw gegevens niet alleen gewaarborgd maar ook afgeschermd. Wij maken daarnaast gebruik van een tweetraps authenticatie voor het opslaan van medische gegevens. Binnen Synthra kunnen uw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die gelet op hun functie toegang moeten hebben, zoals een bedrijfsarts of Praktijkondersteuner bedrijfsarts (POB). Deze personen hebben een geheimhoudingsplicht en verklaring van geen bezwaar van het Ministerie van Justitie en Veiligheid (VOG).

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Wij zien er zeer nauwkeurig op toe dat al uw gegevens zorgvuldig bewaard en beschermd worden. Wij hanteren een bewaarbeleid waarin is vastgelegd hoe lang we persoonsgegevens bewaren. Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Voor uw medische gegevens hanteren wij de wettelijke bewaartermijn van vijftien jaar. Bij sommige beroepsgebonden
aandoeningen, zoals de blootstelling van werknemers aan gevaarlijke stoffen, geldt een afwijkende wettelijke bewaartermijn van veertig jaar. Voor al uw niet-medische gegevens hanteren wij een bewaartermijn van twee jaar na afronding van uw verzuimbegeleiding en/of het re-integratietraject en/of het moment waarop u uit dienst treedt.
Bij (afgewezen/afgeronde) sollicitanten en ex-werknemers hanteren wij respectievelijk een bewaartermijn van 4 weken en 5 jaar, voordat tot vernietiging wordt overgegaan.

Welke regels en rechten heeft u bij de verwerking van persoonsgegevens?

Indien uw persoonsgegevens worden verwerkt dan kunt u beroep doen op de rechten zoals omschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voorbeelden hiervan zijn het recht op inzage, het recht op correctie en het recht op verwijdering. U mag ons bijvoorbeeld verzoeken om de betreffende persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen als uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn. Dit geldt ook als de gegevens voor een ander doel worden gebruikt dan waarvoor ze verzameld zijn of op een andere manier in strijd zijn met een wet. Ook heeft u het recht op doorzenden van uw gegevens voor zover dit gaat om digitale persoonsgegevens.

Delen wij uw persoonsgegevens met derden?

Er zijn strenge regels voor het delen van persoonsgegevens. Daar houden we ons aan. In principe delen we uw persoonsgegevens niet met anderen. Dat doen we alleen als daar een goede reden of verplichting voor is. Er zijn daarom afhankelijk van de situatie en van welke dienst of welk product Synthra aan u levert – naast uzelf – slechts enkele partijen die van ons informatie over u kunnen ontvangen. Dit zijn uw
werkgever, het UWV en de verzekeraar. Wij houden ons bij het verstrekken van informatie aan deze andere partijen aan de Beleidsregels ‘De zieke werknemer’ zoals door de Autoriteit Persoonsgegevens is gepubliceerd in 2016.

Informatie aan werkgever

Wij ondersteunen werkgevers bij het voeren van een verantwoord arbeidsomstandighedenbeleid. Wij informeren de werkgever over uw mate van arbeidsongeschiktheid, passend werk, de verwachte duur van uw verzuim en wij geven de werkgever advies over eventuele aanpassingen in het kader van de re-integratie. Deze informatie stellen we enkel aan de werkgever ter beschikking binnen de bestaande wetgeving. Wij koppelen nooit medische gegevens en/of inhoudelijke informatie over een gesprek tussen een werknemer en een professional van Synthra aan een werkgever terug.

Informatie aan het UWV

In de tweede plaats moeten wij uw persoonsgegevens delen met het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV), de instantie die uw eventuele ziektewet- of WIAuitkering betaalt. Met het UWV delen wij de informatie die het UWV nodig heeft om een aanspraak op een uitkering voor u te kunnen beoordelen. Het betreft hier de medische gegevens waarover wij uit hoofde van de verzuimbegeleiding de beschikking hebben. Uw werkgever levert de overige informatie aan op grond van de wet.

Informatie aan verzekeraars

Indien uw werkgever eigenrisicodrager is en uit dien hoofde is verzekerd, kunnen wij uw gegevens ook delen met een verzekeraar van uw werkgever. Dit zijn bijvoorbeeld gegevens over de eerste dag van uw ziekmelding, de duur van uw verzuim, de tijdigheid van de re-integratiemaatregelen en de inschatting van het WGA-risico. Medische gegevens worden door Synthra niet met de verzekeraar van uw werkgever gedeeld.

Informatie aan andere derden

Zonder uw uitdrukkelijke toestemming delen wij uw (medische) gegevens niet met andere derden dan hierboven genoemd.

Uw persoonsgegevens bekijken of aanpassen?

Wilt u weten welke persoonsgegevens wij over u hebben vastgelegd? U kunt bij Synthra een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die over u zijn verwerkt. Vind u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt of vind u het niet nodig dat zij zijn verwerkt, dan kunt u een verzoek tot wijziging, aanvulling of verwijdering indienen bij Synthra. Voorts heeft u het recht om bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens te maken en heeft u het recht op gegevensoverdracht. Daarnaast heeft u het recht om een verleende toestemming in te trekken, indien dit de grondslag was voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Indien u ons een dergelijk verzoek stuurt, zullen wij u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen één maand na ontvangst van uw verzoek informatie verstrekken over de acties die wij hebben
ondernomen.

Voor vragen en/of klachten over:

Welke locatie uw persoonsgegevens heeft verwerkt;
Welke diensten en/of producten van Synthra uw persoonsgegevens heeft verwerkt;
De verwerking van persoonsgegevens van algemene aard

kunt u terecht bij de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van Synthra. U kunt uw verzoek mailen naar:

fg@synthra.nl of uw schriftelijk verzoek richten aan:

Synthra B.V.
t.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming
Betreffende: Inzageverzoek/klacht persoonsgegevens
Vasteland 100
3011 BP Rotterdam

Klachten toezichthouder

Indien u meent dat wij niet genoegzaam hebben gereageerd op uw informatieverzoek of klacht en nog steeds van mening bent dat wij ons niet aan de geldende privacywetgeving houden, heeft u het recht een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens in te dienen. U heeft ook het recht de kwestie voor te leggen aan de rechter.

Over dit privacyreglement

De regelgeving op het gebied van privacyrecht verandert regelmatig. Ons privacybeleid is nooit helemaal klaar. We houden ons beleid up to date. Synthra kan dit privacyreglement daarom van tijd tot tijd wijzigen. Als deze wijzigingen ook voor u van belang zijn, dan attenderen wij u daarop. De meest actuele versie van ons privacyreglement kunt u steeds terugvinden op synthra.nl.